Система управления типографией должна быть настроена с учетом особенностей конкретного предприятия. Помимо заполнения стандартных справочников — контрагентов, материалов, пользователей, прав доступа — необходимо настроить расчет себестоимости и справочник технологических операций, включающий в себя алгоритмы нормирования и ценообразования.

Для того чтобы настроить расчет себестоимости, необходимо завести в систему список оборудования предприятия, плановые затраты в разрезе статей косвенных затрат, а затем настроить модель отнесения затрат на производственные участки. В результате получим плановую себестоимость машино-часа для каждой единицы оборудования.

Нормирование и ценообразованияМодель расчета себестоимостиДалее настраивается нормирование производственных процессов и ценообразование. Настройка производится через нормировочные таблицы, где определяются нормы технологических отходов, скорость работы, стоимость, расход вспомогательных материалов.

Эти две настройки решают задачу построения экономической модели производства.

Следующий этап настройки – это разработка шаблонов типовых заказов.  Шаблонов может быть много или мало, или можно обходиться вообще без них.

После выполнения настроек система готова к работе.

Оформление и расчет полиграфического заказа
 

Система PrintEffect обеспечивает несколько режимов оформления заказа:

  • с использованием мастера оформления типовых заказов (режим предназначен для менеджера по продажам и обеспечивает очень быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на простые вопросы). Этот режим не требует от пользователя знания технологии полиграфического производства и доступен сотрудникам отдела продаж после краткого обучения;
  • по шаблону (используется библиотека шаблонов, откуда загружается образец, который затем редактируется и рассчитывается);
  • по образцу ­­(в качестве шаблона нового заказа используется любой заказ, зарегистрированный в системе);
  • полное описание (описание заказа выполняется «с нуля»; режим используется технологом для описания нестандартных изделий).

Выбор шаблона для оформления заказаБланк заказа. Описание технологического процессаРезультатом любого из предлагаемых режимов оформления является полное технологическое описание процесса производства; пооперационный расчет стоимости и плановой себестоимости заказа; расчет расхода всех видов бумаги и основных материалов, указанных в описании; расчет нормативного времени всех производственных процессов.

Бланк заказа. КалькуляцияСписок заказовВсе ручные корректировки количественных и стоимостных показателей, внесенные в калькуляцию,  регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок по отношению к расчетным показателям. Система позволяет учитывать комиссионное вознаграждение.

Оформленные заказы представлены в системе в виде таблицы, в колонках которой могут отображаться любые реквизиты заказов (№, заказчик, наименование, тираж, вид, стоимость, менеджер, дата сдачи), а также состояние взаиморасчетов по каждому заказу.

В качестве опции мы можем предложить решение, которое позволяет принимать заказы по настроенным в PrintEffect-е шаблонам через сайт типографии.  Узнать подробнее об этом решении можно здесь: ASystemWeb — эффективное решение для онлайн-типографии

Расчеты с клиентами

Еще на этапе расчета заказа PrintEffect позволяет автоматически подготовить коммерческое предложение  потенциальному клиенту. Есть возможность сформировать ценовое предложение с вариантами по нескольким тиражам одновременно. 

Выписка счета клиентуПосле согласования стоимость заказа фиксируется и считается окончательно согласованной. В этот момент можно оформить сделку: составить договор с новым клиентом или приложение к договору для постоянного клиента, выставить счет, зарегистрировать оплату. Все это делается автоматически. Выписанный счет может автоматически передаваться в бухгалтерию, в систему 1С.

PrintEffect позволяет регистрировать оплату тремя способами: автоматическая регистрация по данным клиент-банка, автоматическая регистрация по данным из 1С, ручная регистрация в любой валюте.

Клиентская базаPrintEffect позволяет вести клиентскую базу. Как правило, система настраивается так, что продавец имеет доступ только к своим клиентам, чужих он не видит. А руководитель имеет полный доступ. Клиентская база, или «Справочник контрагентов», как он называется в  PrintEffect, содержит учетные данные, список контактов клиента, поддерживает возможность планировать контакты и собирать дополнительные сведения. Всегда доступна информация о заказах клиента, взаиморасчетах, всегда можно посмотреть любой документ. Система позволяет настроить для клиента персональные скидки как на заказ в целом, так и отдельно на полиграфические услуги.Скидки применяются автоматически при расчете заказа и отображаются в коммерческом предложении.

На этапе согласования заказа с новым клиентом система не требует регистрации  в справочнике контрагентов полных учетных данных. Но как только заказ согласован, в систему вводятся учетные данные, необходимые для оформления договора и других документов, которые автоматически поступят в 1С с первым выписанным счетом.   

Подготовка заказа к производству

Подготовка заказа к производству включает в себя различные проверки: проверку исходных файлов, проверку технологического процесса, контроль за наличием бумаги и материалов, подготовку производственной документации.

Процесс утверждения заказаТехнологическая карта заказаВсе эти действия могут выполнять разные сотрудники, каждому из которых предоставляется персональный доступ к соответствующим данным. По результатам проверки  каждый из специалистов делает соответствующую отметку.

После получения всех подтверждений заказ получает статус «Готов к производству» и может быть отправлен в производственный план. 

В процессе подготовки заказа к производству формируется комплект производственной документации — это технологические карты, требования на бумагу и материалы, макет раскладки изделий на листе и другое.

Планирование производства

PrintEffect автоматически строит производственный план. Исходные данные для планирования — это графики работы оборудования, длительность и последовательность технологических операций в рамках заказа. Алгоритм построения плана работает таким образом, чтобы обеспечить максимальную загрузку оборудования. Результатом построения плана является набор очередей заданий для каждой единицы оборудования, а также информация о плановой загрузке как в табличном, так и в графическом виде.

Планирование производства. Диаграмма Ганта.ДиспетчеризацияАвтоматически построенный производственный план может корректироваться с целью оптимизации работ. Эта процедура называется диспетчеризацией. Режим диспетчеризации многофункционален. Помимо изменения последовательности заданий в очереди диспетчер может скорректировать параметры, разбить длинную операцию на несколько частей, перенести операцию на другую машину. Возможна даже корректировка техпроцесса заказа в целом в случае, к примеру, поломки оборудования. В процессе диспетчеризации PrintEffect отображает готовность операции к выполнению, сигнализирует о возникновении конфликтных ситуаций. Например, когда ручное перемещение операции приводит к наложению ее на предыдущую операцию техпроцесса или невозможности выполнить заказ в срок.

Скорректировав очередь, диспетчер делает пересчет плана, в результате чего система автоматически перестраивает очереди, следующие за только что отредактированной. Диспетчер корректирует следующую критичную к последовательности очередь и опять делает пересчет плана. И так далее. В результате нескольких пересчетов получается готовый производственный план на ближайшие смены.   

Производственный учет

Подсистема производственного учета позволяет регистрировать как полное, так и частичное завершение технологической операции, выполнение внеплановых операций, регистрировать незапланированные простои. Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в режиме диспетчеризации и учитывается при пересчете плана.

В процессе производственного учета вводится следующая информация:

  • дата/время начала операции;
  • дата/время окончания операции;
  • фактическая выработка;
  • исполнители;
  • фактический расход бумаги и материалов.

Производственный учетИнформация о зарегистрированном расходе материалов и бумаги автоматически передается в подсистему складского учета в виде накладных на списание в производство.

Данные учета используются для получения оперативной производственной отчетности по выполнению плана, расходу материалов, загрузке оборудования. Далее эта информация применяется  для расчета фактической себестоимости.

Для максимально точного и оперативного сбора данных производственного учета мы предлагаем опциональное решение ASystemTouch, которое предполагает самостоятельное получение заданий и регистрацию факта непосредственно исполнителем. Подробнее об этом решении можно узнать здесь: ASystemTouch — производственный учет типографии в режиме реального времени

Отгрузка готовой продукции

В процессе прохождения заказа в производстве система информирует заинтересованных пользователей о ходе работ. Таким образом менеджер заказа всегда в курсе, какие операции выполнены, нет ли отставания от графика, будет ли заказ сдан в срок. 

Информация о прохождении заказа в производствеРегистрация отгрузки заказаКак только регистрируется выполнение последней операции технологического процесса по заказу, заказ получает статус «Завершено производство» и его можно отгружать.

Отгрузка может производится частями. Информация о ходе отгрузки и состоянии взаиморасчетов с заказчиком по конкретному заказу всегда доступна. PrintEffect содержит полный комплект документов, на основании которых может быть оформлена отгрузка: это формы ТОРГ-12 и Т-1, акт приемки-сдачи, универсальный передаточный документ, товарный чек, счет-фактура. Отгрузочный документВсе эти документы могут быть автоматически переданы в систему бухгалтерского учета 1С.

Также мы можем предложить опциональное решение, которое будет автоматически информировать клиента  о ходе выполнения заказа и его готовности. Подробнее об этом можно узнать здесь: ASystemMail — автоматическая e-mail рассылка.  

Анализ результатов

Система управления типографией PrintEffect собирает все плановые и фактические данные, которые возникают в процессе прохождения заказа в производстве, что дает возможность их проанализировать и предоставить результаты руководителям для принятия управленческих решений.

Фактическая себестоимость и аналитические отчетыАнализ рентабельности оборудованияОсновные направления анализа — это эффективность производства и эффективность продаж. 

Анализ эффективности производства базируется на расчете полной фактической себестоимости заказов, прошедших через производство. Основные результаты — это подробнейший пооперационный план/факт анализ себестоимости продукции, план/факт анализ себестоимости машино-часа работы оборудования, анализ отклонений в стоимости бумаги материалов, анализ прибыли, получаемой с отдельных единиц производственного оборудования. Анализ производственных показателей позволяет выявить процессы и ресурсы, которые оказывают негативное влияние на рентабельность в целом.

Себестоимость заказовАнализ продажАнализ эффективности продаж  рассматривает зависимость рентабельности от параметров сделки, заключаемой между сотрудником отдела продаж и клиентом. Основные результаты — это взаимосвязь рентабельности с клиентом, видом продукции, конкретным продавцом, объемом заказа, скидками и наценками, комиссионными и т.д. Этот вид анализа позволяет выявить невыгодных заказчиков, ошибки в работе продавцов, нерентабельные виды продукции.

Функции управления

Мы акцентируем Ваше внимание на том, что PrintEffect — это именно система управления типографиейа не CRM или система бухгалтерского учета.

Одно из определений термина «управление» — «деятельность субъекта по изменению объекта для достижения некоторой цели».

Цикл управления

В общем случае цикл управления включает в себя следующие действия: планирование, выполнение плана, анализ результатов, корректировка планов на следующий период с учетом результатов анализа.

Цикл управления при использовании системы PrintEffect заключается в следующем: 

  1. В построении модели предприятия, которая автоматически формирует планы производства отдельных заказов и работы производства в целом по заданным правилам и нормативам.
  2. Регистрации всех данных от момента первого расчета заявки до отгрузки готовой продукции.
  3. Предоставлении аналитических данных для принятия решения руководителем.
  4. Реализации управленческих решений через внесение изменений в параметры модели производства, заложенной в PrintEffect. В результате система автоматически заставляет всех пользователей придерживаться новых правил. 

Пример

Руководитель видит, что фактическая себестоимость какой-то операции значительно выше плановой, из-за чего цена становится неконкурентной. Первое, что надо сделать, — посмотреть данные за несколько последних месяцев и определить, это тенденция или случайность. 

Допустим, анализ показал, что это тенденция, ситуация повторяется из месяца в месяц. Причина — недостаточная загрузка конкретного оборудования. Надо принимать решение. 

Действия:  

1) Снижение норматива плановой загрузки до уровня фактической, что приведет к повышению плановой себестоимости машино-часа. Этим мы уточняем модель расчета и предотвращаем убытки на этапе продажи.

2) Изменение  графика работы оборудования, например, отмена одной рабочей смены. Этим мы уменьшим долю затрат, отнесенных на данную машину, как минимум на сумму фонда оплаты труда отмененной смены. Что, в свою очередь, в какой-то степени компенсирует повышение себестоимости из-за снижения норматива плановой загрузки.

Эти управленческие решения будут учтены сразу же, как только будут внесены в настройки и будет сделан пересчет плановой себестоимости.  Автоматически во всех новых расчетах изменятся стоимостные параметры  этой операции. Плановый срок сдачи заказа будет рассчитан с учетом снижения суточной производительности машины. Ближайший пересчет производственного плана учтет изменения в графике работы машины и перестроит все связанные очереди заданий.  

Все это делается буквально за пару минут: достаточно изменить значения двух параметров и нажать кнопку расчета плановой себестоимости.  

Даже если в указанной ситуации применяются более радикальные меры, например, передача операции на субподряд или смена оборудования на менее производительное, но более экономичное, перенастройка системы займет совсем немного времени.