PrintEffect — система управления типографией

PrintEffect – это автоматизированная система управления типографией. Специально разработана для типографий с небольшими объемами производства. В систему заложены типовые бизнес-процессы прохождения полиграфического заказа от момента получения предварительной заявки от клиента до отгрузки готовой продукции.

Автоматизация бизнес-процессов типографии — это не самоцель. Автоматизация должна способствовать повышению рентабельности операционный деятельности, в противном случае она не имеет смысла. 

Цель внедрения  системы управления типографией PrintEffect — максимизация прибыли за счет входного контроля рентабельности заказов, контроля отклонений в процессе производства, принятия управленческих решений основанных на план/факт анализе рентабельности продаж и производственных процессов.

Система автоматизирует деятельность основных  подразделений типографии: отделов продаж и маркетинга, технологического отдела, производственных подразделений, склада бумаги и материалов.

PrintEffect система управления типографией

Реализован оперативный контроль на любом этапе прохождения заказа. Система предоставляет оперативную и аналитическую отчетность, экспортирует учетные данные во внешние системы, в том числе в систему бухгалтерского учета «1С». 

Как работает система управления 

Настройка экономической модели производства

Система управления типографией должна быть настроена с учетом особенностей конкретного предприятия. Помимо заполнения стандартных справочников — контрагентов, материалов, пользователей, прав доступа — необходимо настроить расчет себестоимости и справочник технологических операций, включающий в себя алгоритмы нормирования и ценообразования.

Для того чтобы настроить расчет себестоимости, необходимо завести в систему список оборудования предприятия, плановые затраты в разрезе статей косвенных затрат, а затем настроить модель отнесения затрат на производственные участки. В результате получим плановую себестоимость машиночаса для каждой единицы оборудования.

Модель расчета себестоимости

 

Далее настраивается нормирование производственных процессов и ценообразование. Настройка производится через нормировочные таблицы, где определяются нормы технологических отходов, скорость работы, стоимость, расход вспомогательных материалов.

Нормирование и ценообразования

Эти две настройки решают задачу построения экономической модели производства.

Следующий этап настройки – это разработка шаблонов типовых заказов.  Шаблонов может быть много или мало, или можно обходиться вообще без них.

После выполнения настроек система готова к работе.

Оформление и расчет полиграфического заказа

Система PrintEffect обеспечивает несколько режимов оформления заказа:

  • с использованием мастера оформления типовых заказов (режим предназначен для менеджера по продажам и обеспечивает очень быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на простые вопросы). Этот режим не требует от пользователя знания технологии полиграфического производства и доступен сотрудникам отдела продаж после краткого обучения;
  • по шаблону (используется библиотека шаблонов, откуда загружается образец, который затем редактируется и рассчитывается);
  • по образцу ­­(в качестве шаблона нового заказа используется любой заказ, зарегистрированный в системе);
  • полное описание (описание заказа выполняется «с нуля»; режим используется технологом для описания нестандартных изделий).

Выбор шаблона для оформления заказа

Результатом любого из предлагаемых режимов оформления является:

  • полное технологическое описание процесса производства;
  • пооперационный расчет стоимости и плановой себестоимости заказа;
  • расчет расхода всех видов бумаги и основных материалов, указанных в описании;
  • расчет нормативного времени всех производственных процессов.

Бланк заказа. Описание технологического процесса

Все ручные корректировки количественных и стоимостных показателей, внесенные в калькуляцию,  регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок по отношению к расчетным показателям. Система позволяет учитывать комиссионное вознаграждение.

Оформленные заказы представлены в системе в виде таблицы, в колонках которой могут отображаться любые реквизиты заказов (№, заказчик, наименование, тираж, вид, стоимость, менеджер, дата сдачи), а также состояние взаиморасчетов по каждому заказу.Список заказов

В качестве опции мы можем предложить решение, которое позволяет принимать заказы по настроенным в PrintEffect-е шаблонам через сайт типографии.  Узнать подробнее об этом решении можно здесь: ASystemWeb — эффективное решение для онлайн-типографии

Расчеты с клиентами

Еще на этапе расчета заказа PrintEffect позволяет автоматически подготовить коммерческое предложение  потенциальному клиенту. Есть возможность сформировать ценовое предложение с вариантами по нескольким тиражам одновременно. 

После согласования стоимость заказа фиксируется и считается окончательно согласованной. В этот момент можно оформить сделку: составить договор с новым клиентом или приложение к договору для постоянного клиента, выставить счет, зарегистрировать оплату. Все это делается автоматически. Выписанный счет может автоматически передаваться в бухгалтерию, в систему 1С.Выписка счета клиенту

PrintEffect позволяет регистрировать оплату тремя способами: автоматическая регистрация по данным клиент-банка, автоматическая регистрация по данным из 1С, ручная регистрация в любой валюте.

PrintEffect позволяет вести клиентскую базу. Как правило, система настраивается так, что продавец имеет доступ только к своим клиентам, чужих он не видит. А руководитель имеет полный доступ. Клиентская база, или «Справочник контрагентов», как он называется в  PrintEffect, содержит учетные данные, список контактов клиента, поддерживает возможность планировать контакты и собирать дополнительные сведения. Всегда доступна информация о заказах клиента, взаиморасчетах, всегда можно посмотреть любой документ. Система позволяет настроить для клиента персональные скидки как на заказ в целом, так и отдельно на полиграфические услуги.Скидки применяются автоматически при расчете заказа и отображаются в коммерческом предложении.

Клиентская база

На этапе согласования заказа с новым клиентом система не требует регистрации  в справочнике контрагентов полных учетных данных. Но как только заказ согласован, в систему вводятся учетные данные, необходимые для оформления договора и других документов, которые автоматически поступят в 1С с первым выписанным счетом.   

Подготовка заказа к производству

Подготовка заказа к производству включает в себя различные проверки: проверку исходных файлов, проверку технологического процесса, контроль за наличием бумаги и материалов, подготовку производственной документации.

Процесс утверждения заказаВсе эти действия могут выполнять разные сотрудники, каждому из которых предоставляется персональный доступ к соответствующим данным. По результатам проверки  каждый из специалистов делает соответствующую отметку.

После получения всех подтверждений заказ получает статус «Готов к производству» и может быть отправлен в производственный план. 

В процессе подготовки заказа к производству формируется комплект производственной документации — это технологические карты, требования на бумагу и материалы, макет раскладки изделий на листе и другое.

Технологическая карта заказа

Планирование производства

Обязательная функция системы управления типографией — планирование производства. PrintEffect автоматически строит производственный план. Исходные данные для планирования — это графики работы оборудования, длительность и последовательность технологических операций в рамках заказа. Алгоритм построения плана работает таким образом, чтобы обеспечить максимальную загрузку оборудования. Результатом построения плана является набор очередей заданий для каждой единицы оборудования, а также информация о плановой загрузке как в табличном, так и в графическом виде.

Планирование производства. Диаграмма Ганта.Автоматически построенный производственный план может корректироваться с целью оптимизации работ. Эта процедура называется диспетчеризацией. Режим диспетчеризации многофункционален. Помимо изменения последовательности заданий в очереди диспетчер может скорректировать параметры, разбить длинную операцию на несколько частей, перенести операцию на другую машину. Возможна даже корректировка техпроцесса заказа в целом в случае, к примеру, поломки оборудования. В процессе диспетчеризации PrintEffect отображает готовность операции к выполнению, сигнализирует о возникновении конфликтных ситуаций. Например, когда ручное перемещение операции приводит к наложению ее на предыдущую операцию техпроцесса или невозможности выполнить заказ в срок.Диспетчеризация

Скорректировав очередь, диспетчер делает пересчет плана, в результате чего система автоматически перестраивает очереди, следующие за только что отредактированной. Диспетчер корректирует следующую критичную к последовательности очередь и опять делает пересчет плана. И так далее. В результате нескольких пересчетов получается готовый производственный план на ближайшие смены.   

Производственный учет

Подсистема производственного учета позволяет регистрировать как полное, так и частичное завершение технологической операции, выполнение внеплановых операций, регистрировать незапланированные простои. Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в режиме диспетчеризации и учитывается при пересчете плана.

В процессе производственного учета вводится следующая информация:

  • дата/время начала операции;
  • дата/время окончания операции;
  • фактическая выработка;
  • исполнители;
  • фактический расход бумаги и материалов.

Информация о зарегистрированном расходе материалов и бумаги автоматически передается в подсистему складского учета в виде накладных на списание в производство.Производственный учет

Данные учета используются для получения оперативной производственной отчетности по выполнению плана, расходу материалов, загрузке оборудования. Далее эта информация применяется  для расчета фактической себестоимости.

Для максимально точного и оперативного сбора данных производственного учета мы предлагаем опциональное решение ASystemTouch, которое предполагает самостоятельное получение заданий и регистрацию факта непосредственно исполнителем. Подробнее об этом решении можно узнать здесь: ASystemTouch — производственный учет типографии в режиме реального времени

Отгрузка готовой продукции

В процессе прохождения заказа в производстве система информирует заинтересованных пользователей о ходе работ. Таким образом менеджер заказа всегда в курсе, какие операции выполнены, нет ли отставания от графика, будет ли заказ сдан в срок. 

Информация о прохождении заказа в производствеКак только регистрируется выполнение последней операции технологического процесса по заказу, заказ получает статус «Завершено производство» и его можно отгружать.

Регистрация отгрузки заказа

Отгрузка может производится частями. Информация о ходе отгрузки и состоянии взаиморасчетов с заказчиком по конкретному заказу всегда доступна. PrintEffect содержит полный комплект документов, на основании которых может быть оформлена отгрузка: это формы ТОРГ-12 и Т-1, акт приемки-сдачи, универсальный передаточный документ, товарный чек, счет-фактура.Все эти документы могут быть автоматически переданы в систему бухгалтерского учета 1С.

Отгрузочный документ

Также мы можем предложить опциональное решение, которое будет автоматически информировать клиента  о ходе выполнения заказа и его готовности. Подробнее об этом можно узнать здесь: ASystemMail — автоматическая e-mail рассылка.  

Анализ результатов

Система управления типографией PrintEffect собирает все плановые и фактические данные, которые возникают в процессе прохождения заказа в производстве, что дает возможность их проанализировать и предоставить результаты руководителям для принятия управленческих решений.

Фактическая себестоимость и аналитические отчетыОсновные направления анализа — это эффективность производства и эффективность продаж. 

Анализ рентабельности оборудования

Анализ эффективности производства базируется на расчете полной фактической себестоимости заказов, прошедших через производство. 

Основные результаты — это подробнейший пооперационный план/факт анализ себестоимости продукции, план/факт анализ себестоимости машиночаса работы оборудования, анализ отклонений в стоимости бумаги материалов, анализ прибыли, получаемой с отдельных единиц производственного оборудования. Анализ производственных показателей позволяет выявить процессы и ресурсы, которые оказывают негативное влияние на рентабельность в целом.

Себестоимость заказов

Анализ эффективности продаж  рассматривает зависимость рентабельности от параметров сделки, заключаемой между сотрудником отдела продаж и клиентом. Основные результаты — это взаимосвязь рентабельности с клиентом, видом продукции, конкретным продавцом, объемом заказа, скидками и наценками, комиссионными и т.д. Этот вид анализа позволяет выявить невыгодных заказчиков, ошибки в работе продавцов, нерентабельные виды продукции.

Анализ продаж