Возможность управления валютными рисками — одна из наиболее востребованных функциональных возможностей системы PrintEffect. Нестабильность курса национальной валюты заставляет задуматься об использовании валютных оценок в организации работы типографии и управлении бизнесом.
PrintEffect – управленческая система, она никак не ограничивает пользователя в плане применения валюты для расчетов и экономического анализа.
К примеру, можно настроить PrintEffect таким образом, что заказы будут считаться в рублях, при этом разные материалы будут учитываться в разных валютах — долларах, евро или рублях (в зависимости от страны происхождения), а анализ будет производиться в долларах.
Обратите внимание, что законодательство РФ запрещает указывать цены на товары и услуги в валюте. Но управленческий учет вы имеете право вести так, как вам заблагорассудится. Здесь вы не обязаны ни перед кем отчитываться.
Какие же возможности PrintEffect’а могут быть полезны в условиях нестабильного курса рубля:
- ведение управленческого учета в любой валюте;
- мультивалютный учет бумаги и материалов;
- расчет себестоимости заказа;
- механизмы ценообразования при расчёте заказа.
Рассмотрим все это подробнее.
Какие валюты можно использовать?
Любые. Количество валют, которые вы будете использовать в работе, ничем не ограничено.
Для того чтобы начать пользоваться валютами, следует заполнить справочник валют, указать в настройках, какая из валют будет считаться национальной, и ввести данные в справочник курсов валют.
Какой курс валюты использовать?
Курс валюты задается в справочнике курсов валют. Вопрос использования курсов валют отнюдь не очевиден. К примеру, курс ЦБ имеет отношение только к бухгалтерскому учету, в реальной жизни он мало где используется. Если вы покупаете безналичную валюту в банке — там один курс (внутренний курс банка, а не ЦБ), если наличную валюту – там другой курс. Один поставщик продает материалы по курсу ЦБ+1%, а другой по курсу ЦБ+3%. И так далее. Поэтому при настройке PrintEffect’а вы можете задать несколько вариантов одной и той же валюты, например, «доллар для закупок», «наличный доллар», «доллар для продаж», …
Надо ли корректировать курс валюты ежедневно, одновременно с изменением курса ЦБ? Не факт.
Например, вы сегодня оформляете заказ, рассчитываете стоимость материалов по курсу евро 65. Но закупать материалы будете только на следующей неделе. Если курс к тому времени поднимется, вы можете сработать в убыток.
Может быть, правильнее использовать некий прогнозный курс, в котором вы закладываете свои предположения на некий период, привязанный к вашему циклу производства и закупок? В этом случае вы должны корректировать курсы только тогда, когда ваш прогноз изменился.
Еще одно замечание. Справочник курсов валют содержит историю изменения курсов. В любых расчетах и документах PrintEffect использует курс, действующий на дату, указанную в документе или заказе.
Виды валют с точки зрения их применения в расчетах
В PrintEffect’е используются следующие понятия:
«Национальная валюта» — используется исключительно для заполнения данных в справочнике курсов валют. Стоимость всех остальных валют указывается в национальной валюте. Назначение – только удобство ввода данных. Если вы живете в России, вам удобнее вводить курс, к примеру, 70 рублей за евро, чем 1,42857 евро за 100 рублей. Соответственно в справочнике курсов валют для ввода данных открыта для редактирования только таблица, относящаяся к национальной валюте.
«Базовая валюта» — валюта, в которой ведется внутренний учет, в этой валюте производится настройка ценообразования и расчета себестоимости, в ней же формируются все аналитические документы.
Национальная и базовая валюта выбираются на этапе начальной настройки. Если установку национальной валюты можно изменить в любой момент, то изменение базовой валюты влечет за собой повторную настройку расчета себестоимости и стоимости операций. То есть придется все стоимостные показатели перевести в новую базовую валюту.
«Валюта договора» — валюта, в которой фиксируется стоимость заказа. Состояние взаиморасчетов по заказу будет подводиться именно в этой валюте, независимо от того, в какой валюте оформлялись первичные документы.
Валюта договора может быть указана следующими способами:
- Глобальная установка – в параметрах системы, как параметр заказа.
- На уровне договора с заказчиком, как параметр договора. Если при оформлении заказа в шапке заказа будет указан договор, валюта для этого заказа наследуется из договора.
- На уровне заказа. Валюту договора можно переопределить на закладке «Стоимость».
«Валюта операции» — это валюта, в которой регистрируется учетная операция. Для документов, которые выписываются по заказу, валюта операции по умолчанию — это валюта договора.
Но при оформлении документа эту валюту можно изменить. То есть вы можете оговорить с заказчиком стоимость заказа в евро, а счет выписать в рублях.
Цены на полиграфические материалы и бумагу
Как вы знаете, PrintEffect поддерживает три цены на материалы:
«Нормативная цена» — это средняя закупочная цена, она же используется для расчета плановой себестоимости.
«Продажная цена» — это цена, по которой вы учитываете материалы в расчете заказа. То есть это цена, которая показывается заказчику. Если она не указана в справочнике материалов, то используется нормативная цена. Многие закладывают в материалы свою наценку, но зачем они это делают – непонятно. Логистические затраты можно включить в статью косвенных затрат, и они автоматически распределятся на стоимость работ. Такой подход гораздо удобнее и не требует постоянного контроля за ценами.
«Фактическая цена» — цена по данным складского учета. Рассчитывается либо по среднему, либо по FIFO (это означает, что сначала расходуется материал, который поступил раньше). Фактическая цена используется для расчёта фактических затрат и фактической себестоимости. Фактическую цену можно посмотреть в оборотке по складу либо в аналитических отчетах по фактической себестоимости.
Нормативная и продажная – это плановые цены. Устанавливая эти цены, вы должны прогнозировать стоимость бумаги и материалов на определенный период.
Что делать с материалами? К сожалению, большинство полиграфических материалов импортируются. Поэтому имеет смысл оценивать их в соответствующей валюте, чтобы не заниматься постоянной корректировкой цен.
Если вы изначально занесли цены в рублях, теперь хотите перейти к их оценке в валюте, следует поступить следующим образом:
- Открываете справочник материалов и загружаете группу материалов, цены которых вы собираетесь изменить.
- Настраиваете колонки таблицы таким образом, чтобы отображались нормативная цена и валюта нормативной цены, а также продажная цена и валюта продажной цены.
- Делаете групповые изменения значений в колонках.
Как сделать сделать групповое изменение цен и валюты
Допустим, рублевые цены на картон у вас были занесены в справочник при курсе евро 46. Мы хотим перейти к учету картона в евро.
Делаем клик правой кнопки мыши на заголовке столбца с нормативной ценой и выбираем функцию «Изменить значение». Открывается диалог изменения значений реквизита.
В диалоге в поле «Определите новое значение реквизита» еще раз нажимаем правую кнопку мыши и выбираем строчку «Старое значение».
Пишем формулу «Старое значение» поделить на 46 и жмем кнопку «Применить».
Система делит все учетные цены на 46.
То же самое проделываем с колонкой «Продажная цена». Аналогичным образом меняем значение в колонках «Валюта нормативной цены» и «Валюта продажной цены» с рубля на евро.
Напомню, для разных материалов вы можете указать плановые цены в разной валюте.
При регистрации операций прихода вы можете указывать цену в любой валюте, причем непосредственно в документе есть возможность скорректировать курс. Операции списания всегда учитываются в базовой валюте.
Себестоимость
Расчёт себестоимости – это очень важный инструмент для анализа рентабельности типографии. Плановая себестоимость позволяет спрогнозировать ваши затраты. А фактическая – подтвердить или опровергнуть ваши прогнозы.
Если у вас до сих пор не настроен расчет себестоимости, это первое, что надо сделать. Хотя бы простейшим способом, через единую базу отнесения. Иначе невозможен контроль за безубыточностью производства.
Корректировать прогноз (плановую себестоимость) довольно просто. Первое, что следует сделать, это проанализировать статьи косвенных затрат, настроенных в PrintEffect’е, с точки зрения их зависимости от курса валюты. А потом скорректировать плановые суммы косвенных затрат.
- «Амортизация оборудования» — эта статья показывает, сколько денег вы откладываете ежемесячно на замену изношенного оборудования. А оборудование, как правило, зарубежного производства.
- «Кредиты, лизинги и другое» — если у вас есть заемные средства в валюте либо лизинговые платежи привязаны к валюте, скорректируйте эту статью.
- «Сервисное обслуживание» — если сервисный контракт привязан к валюте – корректируем.
- «Содержание оборудования» — как правило, все запчасти тоже зарубежного производства.
Если же в качестве базовой валюты у вас заданы доллар или евро, то вышеперечисленные статьи не трогаем, корректируем все остальные в меньшую сторону.
Не забудьте нажать кнопку пересчета плановой себестоимости, иначе изменения не вступят в силу.
Обратите внимание, что корректировка – это не простопересчет по курсу. Любая статья может содержать одновременно и валютные, и рублевые расходы, поэтому надо учитывать пропорции.
Это были косвенные затраты. Еще при расчете себестоимости учитываются прямые затраты. В PrintEffect’е это:
- Бумага и материалы – эта статья затрат будет автоматически корректироваться, если вы укажете плановые цены в соответствующей валюте. Как это сделать, мы рассмотрели выше.
- Клик-контракты – если у вас базовая валюта рубли, а цена клика привязана к валюте, не забудьте скорректировать цены на закладке «Сервисная поддержка» справочника технологических операций.
- Услуги субподрядчиков – если цены субподрядных операций у вас отнормированы, не забудьте их скорректировать. Если цену вам называют по запросу, соответственно, ничего не делаем, просто указываем эту цену в качестве реквизита операции.
Как часто можно менять настройки плановой себестоимости?
Хоть каждый день. Все зависит от средней рентабельности вашего бизнеса. Если вы работаете с рентабельностью продаж 300%, вам вообще можно не обращать внимание на курс валюты. Если же рентабельность невелика – надо отслеживать.
Корректировка стоимости операций
Как вы знаете, расчет стоимости операций может выполняться в PrintEffect’е двумя способами:
- от плановой себестоимости, через процент рентабельности;
- от стоимости единицы выработки по операции.
Если у вас используется первый вариант, через рентабельность, то вам в настройке операций ничего менять не нужно. Достаточно пересчитать плановую себестоимость часа работы, как было описано выше.
Если у вас операция отнормирована через стоимость единицы выработки — придется скорректировать. Корректировка делается в справочнике технологических операций на закладке «Стоимость» и на закладке «Нормы на настройку» в соответствующей колонке нормировочной таблицы.
Другой вариант — скорректировать цены на все операции одновременно, воспользовавшись установкой соответствующих параметров расчета стоимости операции.
При корректировке стоимости операций обратите внимание на следующее:
- стоимость операций – это стоимость именно работы. Стоимость бумаги и других материалов, расходуемых на операции, уже учтена в справочнике материалов;
- если у вас базовой валютой является рубль, то при понижении рубля должны повыситься цены на операциях, выполняемых на дорогостоящем импортном оборудовании;
- если у вас базовой валютой назначен доллар, евро или что-то подобное, то должны понижаться цены на ручных операциях и операциях, выполняемых с использованием недорогих приспособлений, цена которых сопоставима с зарплатой исполнителей;
- не забудьте проверить расчет стоимости на тестовых заказах, обратите внимание на рентабельность операций.
