Автоматизация отдела продаж типографии — это основное назначение системы PrintEffect Lite.
Работа отдела продаж отталкивается от клиентской базы, которая содержит необходимую контактную и описательную информацию, позволяет быстро получить информацию о состоянии взаиморасчетов с клиентом, моментально найти все заявки и заказы клиента.
В клиентской базе регистрируются и потенциальные клиенты.
Поступает запрос от клиента.
Менеджер входит в режим «Новый заказ» и выбирает шаблон изделия, наиболее близкий к требуемому виду продукции. Как показывает практика, в 95% случаев типография изготавливает типовые изделия и при подготовке PrintEffect Lite к эксплуатации должны быть настроены соответствующие шаблоны.
Для нестандартных изделий существуют режимы оформления заказа «с нуля», то есть в полностью ручном режиме, или оформление заказа по образцу.
PrintEffect Lite открывает режим быстрого оформления заказа – «Мастер оформления». В этом режиме отображаются базовые параметры для заказа данного вида.
Менеджер запрашивает у клиента указанные параметры и вводит их в систему. В качестве параметров выступают учетные данные клиента и заказа, параметры, относящиеся к виду продукции, анкета, позволяющая корректировать техпроцесс, параметры изделия и отдельные операции, характеристики запечатываемого материала.
В результате PrintEffect Lite автоматически формирует технологическую карту заказа («Бланк заказа») и рассчитывает его калькуляцию.
Если технология требует корректировки, система позволяет внести необходимые изменения и повторить расчет. Изменяться могут любые параметры описания – общие параметры, конструкция самого изделия, раскладка на листах, состав технологических операций и их параметры.
Калькуляция заказа включает в себя расчет бумаги и материалов как в количественном, так и в стоимостном выражении, расчет стоимости работ в разрезе отдельных технологических операций.
Калькуляция состоит из 3-х групп расчетов: расчётные показатели – это стоимость, рассчитанная в соответствии с настройками системы, итоговые показатели – это раздел, в котором менеджер может корректировать цены в процессе согласования заказа с клиентом, плановая себестоимость – ее следует рассматривать как границу, ниже которой опускаться не рекомендуется.
В процессе торговли менеджер может вносить в калькуляцию скидки и наценки
Материалы, включенные в калькуляцию заказа, должны быть описаны в справочнике материалов.
Классификация справочника настраиваемая. Для каждого материала указывается две цены – средняя закупочная (для расчета себестоимости) и продажная (по которой материал включается в расчет стоимости). Цены могут быть зафиксированы в любой валюте.
После согласования цены менеджер переводит заявку в состояние «заказ» и может сформировать коммерческую документацию – договор (или приложение к договору), калькуляцию для внутренних нужд и др.
Тут же выписывается счет на оплату и можно ожидать поступления денег. Поступление оплаты можно зарегистрировать тремя способами: ручная регистрация, импорт данных из клиент-банка, импорт данных из 1С.
Все заказы (и заявки) отображаются в списке заказов.
Список заказов – это режим работы с огромным набором функций. Он позволяет настраивать состав отображаемых параметров заказа, фильтровать заказы по состоянию, клиенту, по произвольным параметрам, сортировать информацию. Отображает в нижней части экрана перечень технологических операций заказа.
Как правило, система настраивается таким образом, чтобы каждый пользователь видел в списке заказов именно ту информацию, которая ему требуется для выполнения своих обязанностей в рамках бизнес-процесса прохождения заказа
После того как менеджер выполнил свою работу по оформлению заказа, заказ поступает в производство.
Пользуясь режимом регистрации событий, ответственные лица проверяют описание технологического процесса и при необходимости вносят правки, подтверждают наличие бумаги и материалов.
После того как заказ утвержден, распечатывается производственная документация – технологическая карта, требования на материалы и пр.
Пооперационной регистрации прохождения заказа в производстве PrintEffect Lite не поддерживает (если это требуется, приобретайте полную конфигурацию PrintEffect), но существует отметка о том, что заказ передан в производство и что производство завершено. Все это решается в режиме регистрации событий.
После того как заказ выполнен, производится его отгрузка. Отгрузку может оформить менеджер (функция формирования отгрузочных документов доступна в списке заказов), либо отгрузка выполняется отдельным работником, отвечающим за оформление реализации продукции.
В PrintEffect Lite существует специальный интерфейс, который предназначен исключительно для оформления документов – режим «Реализация». В этом режиме доступны только документы, которые можно оформить по заказам, зарегистрированным в типографии.
Все первичные документы, связанные с реализацией продукции, могут экспортироваться в систему бухучета 1С. При этом предусмотрена автоматическая синхронизация справочников материалов и контрагентов. Экспорт данных производится по мере необходимости.
Предполагается, что оперативный учет ведется в PrintEffect Lite, а в бухгалтерию данные передаются по мере необходимости, например на момент подготовки отчетности
PrintEffect Lite позволяет оперативно контролировать состояние взаиморасчетов с клиентом. Контроль производится как на уровне отдельного заказа, так и по контрагенту в целом.
Поскольку PrintEffect – это управленческая система, поддерживается не только контроль дебиторской задолженности, но и контроль по неоплаченным счетам.
Все вышеперечисленные функции предназначены для автоматизации операционной деятельности и оперативного контроля.
Помимо этих функций PrintEffect Lite предоставляет аналитическую информацию, которая может использоваться для оценки деятельности отела продаж, оценки эффективности клиентов, оценки рентабельности видов продукции.
Аналитика в PrintEffect Lite носит плановый характер, т.к. отсутствуют функции регистрации данных производственного учета, и, как следствие, нет возможности получить результаты план/факт анализа. Если требуется анализ отклонений, следует приобрести полную версию PrintEffect, которая реализует функции производственного учета и расчета фактической себестоимости.
