PrintEffect — система управления типографией

PrintEffect – это автоматизированная система управления типографией, специально разработанная для предприятий с небольшими объемами производства. В систему заложены типовые бизнес-процессы прохождения полиграфического заказа от момента получения предварительной заявки от клиента до отгрузки готовой продукции.

PrintEffect обеспечивает командную работу и централизованное управление ключевыми подразделениями типографии:

  • коммерческой службой,
  • технологического отдела,
  • производственных подразделений,
  • склада бумаги и материалов.

Автоматизированное управление типографией реализовано по классической модели:

  • руководитель формулирует правила, которые закладываются в PrinEffect в качестве модели производства. Это виды продукции, техпроцессы, производственные нормативы, графики работы, система расчёта себестоимости, ценообразование, и так далее;
  • PrintEffect автоматизирует рабочие процессы согласно заложенной модели. Рассчитывает заказы, назначает цены, выписывает счета, планирует производство;
  • в процессе прохождения заказа регистрируются фактические данные. Эти данные обрабатываются и сопоставляются с целевыми показателями заложенными руководителем;
  • руководитель анализирует результаты и принимает управленческие решения. Например, корректирует модели производства и ценообразования, которые не подтвердились практикой. Либо решает организационные проблемы, если виноваты исполнители.

Если Вы считаете, что возможностей PrinEffect недостаточно, рекомендуем обратить внимание на более функциональное решение — систему управления ASystem.

Как работает система управления

Смотрите другие видеоматериалы на канале https://www.youtube.com/user/printeffect

Настройка экономической модели производства

Система управления типографией должна быть настроена с учетом особенностей конкретного предприятия.

Помимо заполнения стандартных справочников — контрагентов, материалов, пользователей, прав доступа — необходимо настроить расчёт себестоимости и справочник технологических операций, включающий в себя алгоритмы нормирования и ценообразования.

Для того чтобы настроить расчёт себестоимости, необходимо завести в систему список оборудования предприятия, плановые затраты в разрезе статей косвенных затрат, а затем определить модель отнесения затрат на производственные участки. В результате получим плановую себестоимость машиночаса для каждой единицы оборудования.

Далее настраивается нормирование производственных процессов и ценообразование. Определяются нормы технологических отходов, скорость работы, стоимость, расход вспомогательных материалов.

Эти две настройки решают задачу построения экономической модели производства.

Следующий этап – это разработка шаблонов типовых заказов.  Шаблонов может быть много или мало, или можно обходиться вообще без них.

После выполнения настроек система готова к работе.

Оформление и расчет полиграфического заказа

PrintEffect обеспечивает несколько способов оформления заказа:

  • с использованием мастера оформления типовых заказов, который обеспечивает очень быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на простые вопросы. Этот способ предназначен для пользователей с минимальными знаниями технологии производства. Доступен начинающим менеджерам и клиентам через онлайн-сервис ASystemWeb.
  • по шаблону. Используется библиотека шаблонов заказов и техпроцессов, откуда загружается образец, который затем редактируется и рассчитывается;
  • по образцу. В качестве шаблона нового заказа используется любой заказ, зарегистрированный в системе ранее;
  • полное ручное описание «с нуля». Используется технологом для описания нестандартных изделий.

Результатом оформления является:

  • полное технологическое описание процесса производства (технологическая карта);
  • пооперационный расчет стоимости и плановой себестоимости заказа;
  • расчет расхода всех видов бумаги и основных материалов, указанных в описании;
  • расчет нормативного времени всех производственных процессов.

Все ручные корректировки количественных и стоимостных показателей, внесенные в калькуляцию,  регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок по отношению к расчетным показателям.

Система позволяет учитывать комиссионное вознаграждение.

Все заказы отображаются в таблице, в колонках которой могут содержаться любые реквизиты заказов (№, заказчик, наименование, тираж, вид, стоимость, менеджер, дата сдачи), а также состояние взаиморасчетов по каждому заказу.

В качестве опции мы можем предложить онлайн-решение для расчёта и оформления заказов через сайт типографии — ASystemWeb.

Расчеты с клиентами

Еще на этапе расчета заказа PrintEffect позволяет автоматически подготовить коммерческое предложение  потенциальному клиенту. Есть возможность сформировать ценовое предложение с вариантами по нескольким тиражам одновременно.

После согласования стоимость заказа фиксируется и считается окончательно согласованной. В этот момент можно оформить сделку: составить договор с новым клиентом или приложение к договору для постоянного клиента, выставить счет, зарегистрировать оплату. Все это делается автоматически. Выписанный счет может быть выгружен в бухгалтерию, в систему 1С.

PrintEffect позволяет регистрировать оплату тремя способами:

  • автоматическая регистрация по данным клиент-банка,
  • автоматическая регистрация по данным из 1С,
  • ручная регистрация в любой валюте.

PrintEffect позволяет вести клиентскую базу. Как правило, система настраивается так, что продавец имеет доступ только к своим клиентам, чужих он не видит. А руководитель имеет полный доступ. Клиентская база, или «Справочник контрагентов», как он называется в  PrintEffect, содержит учетные данные, список контактов клиента, поддерживает возможность планировать контакты и собирать дополнительные сведения.

Всегда доступна информация о заказах клиента, взаиморасчетах, всегда можно посмотреть любой документ. Система позволяет настроить для клиента персональные скидки: как на заказ в целом, так и отдельно на полиграфические услуги. Скидки применяются автоматически при расчете заказа и отображаются в коммерческом предложении.

На этапе согласования заказа с новым клиентом система не требует регистрации  в справочнике контрагентов полных учетных данных. Но как только заказ согласован, в систему вводятся учетные данные, необходимые для оформления договора и других документов, которые автоматически поступят в 1С с первым выписанным счетом.

Подготовка заказа к производству

Подготовка заказа к производству включает в себя различные проверки: исходных файлов, технологического процесса, контроль за наличием бумаги и материалов, подготовку производственной документации.

Все эти действия могут выполнять разные сотрудники, каждому из которых предоставляется персональный доступ к соответствующим данным. По результатам проверки  каждый из специалистов делает соответствующую отметку.

После получения всех подтверждений заказ получает статус «Готов к производству» и может быть отправлен в производственный план.

В процессе подготовки заказа к производству формируется комплект производственной документации — это технологические карты, требования на бумагу и материалы, макет раскладки изделий на листе и другое.

Планирование производства

Обязательная функция системы управления типографией — планирование производства. PrintEffect автоматически строит производственный план. Исходные данные для планирования — это графики работы оборудования, длительность и последовательность технологических операций в рамках заказа.

Алгоритм построения плана работает таким образом, чтобы обеспечить максимальную загрузку оборудования. Результатом построения плана является набор очередей заданий для каждой единицы оборудования, а также информация о плановой загрузке как в табличном, так и в графическом виде.

Автоматически построенный производственный план может корректироваться с целью оптимизации работ. Эта процедура называется диспетчеризацией.

Режим диспетчеризации многофункционален. Помимо изменения последовательности заданий в очереди диспетчер может скорректировать параметры, разбить длинную операцию на несколько частей, перенести операцию на другую машину. Возможна даже корректировка техпроцесса заказа в целом в случае, к примеру, поломки оборудования.

В процессе диспетчеризации PrintEffect отображает готовность операции к выполнению, сигнализирует о возникновении конфликтных ситуаций. Например, когда ручное перемещение операции приводит к наложению ее на предыдущую операцию техпроцесса или невозможности выполнить заказ в срок.

Скорректировав очередь, диспетчер делает пересчет плана, в результате чего система автоматически перестраивает очереди, следующие за только что отредактированной. Диспетчер корректирует следующую критичную к последовательности очередь и опять делает пересчет плана. И так далее.

В результате нескольких итераций получается готовый производственный план на ближайшие смены.

Производственный учет

Управление типографией невозможно без сбора достоверных данных о прохождении заказа.

Подсистема производственного учета позволяет регистрировать как полное, так и частичное завершение технологической операции, выполнение внеплановых операций, регистрировать незапланированные простои. Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в режиме диспетчеризации и учитывается при пересчете плана.

Регистрируется следующая информация:

  • дата/время начала операции;
  • дата/время окончания операции;
  • фактическая выработка;
  • исполнители;
  • фактический расход бумаги и материалов.

Информация о расходе материалов и бумаги автоматически передается в подсистему складского учета в виде накладных на списание в производство.

Данные учета используются для получения оперативной производственной отчетности по выполнению плана, расходу материалов, загрузке оборудования. Далее эта информация применяется  для расчета фактической себестоимости.

Для максимально точного и оперативного сбора данных производственного учета мы предлагаем опциональное решение ASystemTouch, которое предполагает самостоятельное получение заданий и регистрацию факта непосредственно исполнителем.

Отгрузка готовой продукции

В процессе прохождения заказа в производстве система информирует заинтересованных пользователей о ходе работ. Таким образом менеджер заказа всегда в курсе, какие операции выполнены, нет ли отставания от графика, будет ли заказ сдан в срок.

Как только регистрируется выполнение последней операции технологического процесса по заказу, заказ получает статус «Завершено производство» и его можно отгружать.

Отгрузка может производится частями. Информация о ходе отгрузки и состоянии взаиморасчетов с заказчиком по конкретному заказу всегда доступна. PrintEffect содержит полный комплект документов, на основании которых может быть оформлена отгрузка: это формы ТОРГ-12 и Т-1, акт приемки-сдачи, универсальный передаточный документ, товарный чек, счет-фактура. Все эти документы могут быть автоматически переданы в систему бухгалтерского учета 1С.

Также мы можем предложить опциональное решение для рассылки электронной почты ASystemMail, которое будет автоматически информировать клиента  о ходе выполнения заказа и его готовности.

Анализ результатов

Система управления типографией PrintEffect собирает все плановые и фактические данные, которые возникают в процессе прохождения заказа в производстве, что дает возможность их проанализировать и предоставить результаты руководителям для принятия управленческих решений.

Основные направления анализа — это эффективность производства и эффективность продаж.

Анализ эффективности производства базируется на расчете полной фактической себестоимости заказов, прошедших через производство.

Основные результаты — это подробнейший пооперационный план/факт анализ себестоимости продукции, план/факт анализ себестоимости машиночаса работы оборудования, анализ отклонений в стоимости бумаги материалов, анализ прибыли, получаемой с отдельных единиц производственного оборудования. Анализ производственных показателей позволяет выявить процессы и ресурсы, которые оказывают негативное влияние на рентабельность в целом.

Анализ эффективности продаж  рассматривает зависимость рентабельности от параметров сделки, заключаемой между сотрудником отдела продаж и клиентом. Основные результаты — это взаимосвязь рентабельности с клиентом, видом продукции, конкретным продавцом, объемом заказа, скидками и наценками, комиссионными и т.д. Этот вид анализа позволяет выявить невыгодных заказчиков, ошибки в работе продавцов, нерентабельные виды продукции.